Penjelasan Microsoft Excel, Fungsi dan Manfaat Microsoft Excel Secara Umum

komputerdia.com - Pengertian Microsoft Excel adalah suatu program atau perangkat lunak yang merupakan bagian dari paket instalasi (bundle) Microsoft Office. Secara garis besar microsoft office excel ini berfungsi untuk mengolah angka dan menggunakan spreadsheet yang terdiri dari baris dan kolom untuk mengeksekusi sebuah perintah.

Microsoft Excel telah menjadi suatu software pengolah data atau angka terbaik di dunia, selain itu Microsoft Excel telah didistribusikan secara multi-platform. Saat ini, keberadaan microsoft Excel tidak hanya tersedia dalam platform Windows, atau MacOS, namun saat ini kita sudah bisa mengakses microsoft office excel pada perangkat Android dan Apple

Secara fundamental, Microsoft Excel mengadopsi spreadsheet untuk manajemen data serta melakukan fungsi-fungsi Excel yang lebih dikenal dengan formula Excel (rumus excel). Microsoft Excel merupakan program spreadsheet elektronik.

Pengerian Spreadsheet adalah kumpulan dari Sel yang terdiri atas baris dan kolom tempat memasukkan angka pada Microsoft Excel. Pada umumnya jumlah Sel Microsoft Excel terdiri dari 1.048.576 Baris dan 16.384 Kolom atau 17.179.869.184 Sel.

Secara garis besarnya, pada Microsoft excel kita bekerja dengan system workbook, sedangkan di dalam workbook tersebut terdapat worksheet atau lembar kerja yang biasanya cukup kita sebut sheet saja. Secara sederhananya, jika workbook adalah sebuah buku maka worksheet merupakan lembaran-lembaran kertas didalam buku tersebut.

Baca Juga Artikel Menarik Lainnya:

Penjelasan Microsoft Excel, Fungsi dan Manfaat Microsoft Excel Secara Umum

Fungsi atau Kegunaan Microsoft Office Excel

Perlu diketahui bahwa fungsi utama program microsoft excel adalah sebagai aplikasi atau perangkat lunak yang dirancang untuk pengolah angka. Selain fungsi utama tersebut, fungsi atau kegunaan microsoft excel dalam pekerjaan sehari-hari lainnya antara lain adalah sebagai berikut :

Membuat, mengedit, mengurutkan, menganalisa, meringkas data.
Melakukan perhitungan aritmatika dan statistika.
Membantu menyelesaikan soal-soal logika dan matematika
Membuat berbagai macam grafik dan diagram.
Membuat catatan keuangan, anggaran serta menyusun laporan keuangan.
Menghitung dan mengelola investasi, pinjaman, penjualan, inventaris, dan lain-lain.
Melakukan analisa serta riset harga.
Membuat daftar hadir serta daftar nilai sekolah maupun universitas.
Melakukan konversi mata uang.
Melakukan perhitungan dari hasil sebuah penelitian.
Melakukan pengolahan data (perhitungan dan kalkulasi data)
Membuat data menjadi lebih rapi
Mengkonversi mata uang
Mengkonversi data menjadi grafik
Melakukan berbagai perhitungan secara statistika
Mempermudah untuk membuat berbagai catatan keuangan baik pribadi ataupun untuk perusahaan
Bisa digunakan untuk salah satu cara belajar komputer dan berbagai logika perhitungan
Mempermudah pembuatan laporan keuangan
Mempermudah melakukan analisa terhadap data
Dengan adanya Microsoft Excel, pengolahan data akan menjadi lebih mudah dan akan lebih cepat daripada menggunakan perhitungan manual.
Dengan adanya Microsoft Excel akan mendorong kebutuhan data yang sudah bisa menghasilkan informasi dengan tepat dan cepat akan mudah dilakukan.

Manfaat Microsoft Office Excel

Berikut ini adalah beberapa manfaat microsoft office excel jika dilakukan klasifikasi sesuai dengan fungsi utamanya atau dilihat dari kebutuhan bidang pekerjaan.

A. Bidang Akuntansi

Contoh dari penggunaan program microsoft excel dalam bidang akuntansi adalah menghitung jumlah laba/rugi suatu perusahaan, mencari besarnya keuntungan selama satu periode, menghitung gaji karyawan, dan lain sebagainya.

B. Kalkulasi Matematis

Kalkulasi matematis digunakan untuk mencari data dari hasil penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian, serta berbagai macam variasinya.

C. Pengelolaan Data

Pemanfaatan Excel untuk pengelolaan data yaitu untuk pengelolaan data base statistik, mencari nilai tengah, rata-rata, dan pencarian nilai maksimum serta nilai minimum sebuah data dan lain sebagainya.

D. Pembuatan grafik

Excel dapat digunakan untuk membuat grafik, misalnya grafik perkembangan jumlah penduduk selama satu tahun, grafik perkembangan jumlah siswa pada lembaga pendidikan, grafik kunjungan siswa ke perpustakaan, grafik kelulusan siswa, dan lain sebagainya.

E. Operasi Tabel

Dengan jumlah baris pada microsoft excel yang mencapai 1.084.576 dan jumlah kolom 16.384, maka kalian tidak akan merasa kesulitan apabila melakukan input data yang membutuhkan jumlah kolom dan baris yang sangat banyak.

Kelebihan Microsoft Office Secara Umum

User interface yang mudah untuk dipahami.
Kompatibilitas dengan berbagai platform/system operasi.
Mudah dipelajari untuk pengguna pemula.
Tersedia lisensi dalam versi grosir.
Mempunyai ekstensi (.xls) terpopuler untuk software spreadsheet.
Dapat membaca ekstensi standar spreadsheet (.csv).
Fitur pivot untuk mempermudah manajemen data.
Spreadsheet yang besar, dapat digunakan sebagai alternatif SQL untuk penggunaan sederhana.
Resource RAM dan memory kecil dibanding program sejenis.
Digunakan oleh berbagai industri, instansi dan pekerjaan.
Mendukung Visual Basic
Menyediakan fitur Research Pane untuk mempermudah mencari referensi analisis data dengan Microsoft Excel menurut para ahli terkait topik yang diteliti.

Kekurangan Microsoft Excel Secara Umum

Akses fungsi tertentu seperti fungsi statistik terbatas.
Jumlah sel terbatas.
Pengoperasian yang cukup sulit untuk pengguna yang baru mengoperasikan
Cukup sulit untuk menghapal formula excel (rumus excel)
Add-ins untuk disiplin ilmu tertentu seperti neural network, fuzzy logic tidak power full dibandingkan software sejenis contoh: MATLAB dan SAS

Kelebihan Microsoft Excel Secara Khusus

A. Formula Excel

Excel dapat menghitung angka-angka hampir seketika. Melakukan perhitungan dengan microsoft excel jauh lebih mudah daripada menggunakan kalkulator.

Namun demikian hal ini tergantung pada pemahaman dan keterampilan dalam menggunakan Excel, seperti bagaimana menerapkan rumus-rumus excel yang digunakan untuk menghitung cepat suatu persamaan sederhana maupun rumit dengan menggunakan data dalam jumlah yang besar.

B. Integrasi Dengan Microsoft Office

Sebagai bagian dari Microsoft Office, Excel bekerja pada hampir setiap bagian lain dari perangkat lunak Microsoft Office.

Spreadsheet pada Excel dapat dengan mudah ditambahkan pada Microsoft Word dan Microsoft PowerPoint untuk membuat presentasi laporan dinamis dan lebih visual.

C. Organisasi Data

Salah satu manfaat terbesar dari Excel adalah kemampuan untuk mengatur sejumlah besar data dengan teratur dimana spreadsheet mempunyai kelogisan dan grafik yang bagus.

Dengan adanya data yang terorganisir maka akan mudah melakukan aanalisa data serta mencerna hasil pekerjaan terutama bila digunakan untuk membuat grafik dan presentasi data visual lainnya.

D. Dukungan Pihak Ketiga

Excel pada dasarnya dianggap sebagai standar terbaik untuk perangkat lunak spreadsheet dan dapat dinikmati pada sejumlah perangkat lain, termasuk smartphone dan tablet. Kebanyakan program spreadsheet lainnya juga memperbolehkan untuk mengimpor lembar Excel ke format asli mereka dan mengekspor spreadsheet mereka sendiri sebagai file Excel.

Kekurangan Microsoft Excel Secara Khusus

A. Memakan waktu

Memasukkan data secara manual ke Excel bisa saja membutuhkan waktu yang sangat lama, terutama jika pengguna memiliki banyak data untuk dimasukkan. Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk secara manual untuk memasukkan data sangat tidak efisien.

B. Ongkos/biaya akses

Menggunakan Microsoft Excel asli tidaklah gratis. Versi berbasis cloud dari Excel memerlukan langganan untuk Office 365, sedangkan edisi desktop dipatok dengan harga beli yang tidak murah terlebih untuk kalangan pengguna rumahan.

C. Butuh Banyak Latihan

Ketika hampir semua orang bisa menggunakan Excel dan mulai mengisi tabel dan mendapatkan manfaat penuh dari berbagai fiturnya, pengguna Excel masih membutuhkan banyak latihan agar mahir menggunakannya.

Pengguna yang tidak terbiasa menggunakan sintaks atau cara penulisan rumus excel Excel dalam suatu perhitungan dan menggunakan fungsi lainnya, maka pengguna Excel akan menghadapi rasa frustasi atau kesal karena belum mempunyai pemahaman yang kuat.

D. Kesalahan Perhitungan

Ketika fungsi perhitungan otomatis Excel membuat kelompok perhitungan dalam jumlah yang besar terlihat, sebenarnya hal itu tidak tepat karena sebenarnya tidak benar-benar mudah. Hal ini dikarenakan program Excel tidak memiliki sarana untuk memeriksa kesalahan yang dibuat pengguna selama proses entri data, yang bisa berakibat pada timbulnya kesalahan informasi yang bisa menimbulkan masalah.

Sebagai contoh adalah seperti yang dilaporkan dari Tim Worstall dari majalah Forbes, dimana kedua media tersebut melaporkan bahwa JP Morgan kehilangan miliaran dolar karena kesalahan persamaan di Excel yang mereka gunakan.